1927-1949. De souvereiniteitsoverdracht aan Indonesië leidde eind 1949 tot de opheffing van het CIZ. De taken ten aanzien van West-Indië kwamen weer onder het beheer van het ministerie van Overzeese Gebiedsdelen. De resterende taken gingen over naar het Hoge Commissariaat van Indonesië te Den Haag.
Aanleiding voor oprichting
De nieuwe wet op de Staatsinrichting van Nederlands-Indië van 1925 voorzag in een grotere autonomie voor de Indische regering. In afwachting van een eigen orgaan van de Nederlands-Indische regering voor de behandeling van bestuursaangelegenheden in Nederland werden de taken van de afdelingen van het ministerie belast met de behandeling van zaken van de Indische dienst ondergebracht bij het CIZ.
Opvolger
Hoge Commissariaat van Indonesië te Den Haag
Inrichting van de organisatie
Overzicht van de organisatie, 1927-1945
Gecommitteerde voor Indische Zaken
Afdeling A.
Afdeling B.
Eerste Bureau.
Tweede Bureau.
Afdeling C.
Afdeling D (1927-1935). De taken gingen in 1935 over naar Afdeling A.
Afdeling D: Crisiszaken (1935-1937). Opgericht bij beschikking 25 april 1935 nr 6. De taken gingen per 18 oktober 1937 naar de nieuw opgerichte achtste afdeling (Welvaartszaken) van het ministerie.
Afdeling E: Technisch Bureau.
Afdeling F: Koloniaal Etablissement in Amsterdam.
Afdeling G.
Bureau voor toezicht op Studerenden.
Inlichtingenbureau voor de Indische Dienst (1927-1931). Vanaf 1931 opgegaan in Afdeling B, Eerste Bureau.
Bureau voor het Veiligheidstoezicht.
Geneeskundige Raad van het Departement van Koloniën.
Bureau voor de Weeskamerdienst.
Bureau voor de Belastingdienst.
Overzicht van de organisatie, 1945-1949
Gecommitteerde voor Indische Zaken
Afdeling A: Algemene zaken.
Afdeling B: Personele zaken, burgerlijke dienst.
Eerste Bureau.
Tweede Bureau.
Derde Bureau.
Bureau PIG: Bureau voor de positieregeling van Indische geëvacueerden.
Bureau ICO: Bureau Indische Commissie Oorlogsongevallenregeling.
Afdeling C: Militaire zaken. Per 1947 alleen de militaire personele zaken. De militaire materiële taken gingen over naar afdeling G.
Eerste Bureau.
Tweede Bureau.
Derde Bureau.
Afdeling D: Economische zaken.
Afdeling E (1946-1947). Taken gingen per 1947 geheel over naar Afdeling K.
Eerste Bureau: Technisch Bureau.
Tweede Bureau: Koloniaal, later Indische Etablissement.
Afdeling F: Comptabiliteit.
Afdeling G: Militaire Aanschaffingen. Op 5 februari 1946 werd de Afdeling G (Financiële Controle) ingesteld. Tevens werd de tijdelijke Repatriëringsdienst ingesteld. Bij besluit van 12 september 1946 werd Afdeling G (Militaire Aanschaffingen ingevoegd en de bestaan de Afdeling G werd de Afdeling H.
Afdeling H.
Afdeling K (1947).
Commissariaat voor Surinaamse Zaken.
Bureau Toezicht op Studerenden.
Bureau voor de Belastingsdienst.
Bureau voor de Weeskamerdienst.
Geneeskundige Raad van het Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen.
Bureau van de NEFIS-officier (1947).
Gedurende korte tijd hebben ook tijdelijke afdelingen bestaan:
Afdeling Repatriëringsdienst (1946).
Afdeling Publiek Contact (1947).
Afdeling Marshall Plan (1949).
Positie binnen de organisatie
Het CIZ ressorteerde onder de minister van Koloniën.
Doelstelling
Behandeling van alle bestuurlijke aangelegenheden van de Indische, Surinaamse en Antilliaanse dienst in Nederland.
Taken
Taken van de afdelingen van het Commissariaat voor Indische Zaken 1927-1945
Afdeling A: Algemene zaken; postbehandeling; verantwoording van de verkoop van Indische landsproducten in Nederland; handelsvoorlichting; verspreiding regeringspublicaties.
Afdeling B: Zaken betreffende de opleiding en uitzending van het personeel voor de Nederlands-Indische burgerlijke dienst. Zaken betreffende verloven, pensioenen en overtochten van de Nederlands-Indische ambtenaren en hun gezin.
Eerste Bureau: opleiding en uitzending.
Tweede Bureau: verloven, pensioenen en overtochten.
Afdeling C: Uitvoering van regelingen voor militair personeel in Europa vertoevend en uitzendingen; Beheer van de Koloniale Reserve in Nijmegen: verzorging van de koloniale militaire werving; de verpleging en oefening van de wegens ziekte of langdurig verblijf uit de koloniën teruggekeerde onderofficieren en minderen; de eerste opleiding van infanteristen voor de koloniale militaire dienst, die voor directe uitzending niet geschikt zijn bevonden.
Afdeling D (1927-1935): Algemene zaken betreffende de aanschaf en verzending van burgerlijke en militaire benodigdheden (schoolbehoeften, postwaarden, geneesmiddelen, boeken).
Afdeling D (1935-1937): Crisiszaken: contingenteringen, cultuurrestricties; economische samenwerking Nederlands-Indië; documentatie en statistiek.
Afdeling E: Technisch Bureau Aanschaffing keuring en verscheping van ijzerwerken zoals bruggen, overkappingen, kranen, wissels, draaischijven, rollend materieel voor de spoor- en tramwegen, machinerieën, baggerwerktuigen, telegraaf- en telefoonmateriaal, etc., alsmede ijzer, koper en staal voor de burgerlijke en militaire dienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
Afdeling F: Koloniaal Etablissement in Amsterdam. Aanschaf, keuren, verpakken en verzenden van tal van goederen bestemd voor de burgerlijke en militaire dienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao. Opslag van mijnbouw- en landsproducten.
Afdeling G: Aanschaf, keuring en verzending van oorlogsmateriaal.
Bureau van den Raadsman voor Studerenden: Bureau van de raadsman belast met het toezicht op studenten uit Nederlands-Indië.
Inlichtingenbureau voor den Indische Dienst: Het verstrekken van inlichtingen ten behoeve van de personeelsvoorziening voor de Indische dienst en het opwekken van belangstelling voor en verbreiding van kennis omtrent Nederlands-Indië.
Bureau voor het Veiligheidstoezicht: Keuring van stoomketels; uitvoering wettelijke regelingen inzake het veiligheidstoezicht.
Geneeskundige Raad van het Departement van Koloniën: Geneeskundig onderzoek van aan de dienst in Nederlands-Indië, Suriname of Curaçao verbonden of daarvoor bestemd personeel.
Bureau voor de Weeskamerdienst: Vertegenwoordiging van de Indische Weeskamers.
Bureau voor de Belastingdienst (1933): Vertegenwoordiging van de Indische belastingdienst.
Taken van de afdelingen van het Commissariaat voor Indische Zaken 1945-1949
Afdeling A: Algemene zaken.
Afdeling B: Personele zaken, burgerlijke dienst, alsmede de taken van het Departement van Sociale Zaken.
Eerste Bureau: Opleiding en uitzending.
Tweede Bureau: Verloven en pensioenen; positieregeling Indische geëvacueerden.
Derde Bureau: Sociale Zaken.
Bureau PIG: Bureau voor de positieregeling van Indische geëvacueerden.
Bureau ICO: Bureau Indische Commissie Oorlogsongevallenregeling.
Afdeling C: Militaire zaken.
Eerste Bureau: personele zaken.
Tweede Bureau: Intendance.
Derde Bureau: Aanschaf. Keuring en verzending van oorlogsmateriaal.
Afdeling D: Economische zaken.
Afdeling E (1946-1947): Civiele aanschaffingen
Eerste Bureau: Technisch Bureau.
Tweede Bureau: Koloniaal, later Indische Etablissement.
Afdeling K (1947): Zaken behorend tot de taken van de Indische Departementen van Verkeer en Waterstaat en van Energie en Mijnwezen en van Onderwijs; hieronder het Technisch Bureau en het Indische Etablissement.
Commissariaat voor Surinaamse Zaken: Vooruitlopend op de wijzigingen in de staatkundige verhoudingen tot Indonesië zijn taken ten aanzien van Suriname in februari 1949 afgesplitst.
Bureau Toezicht op Studerenden: Toezicht op studenten uit Nederlands-Indië.
Bureau voor de Belastingsdienst: Vertegenwoordiging van de Indische belastingdienst.
Bureau voor de Weeskamerdienst: Vertegenwoordiging van de Indische Weeskamers.
Geneeskundige Raad van het Ministerie van Overzeese gebiedsdelen: Geneeskundige onderzoek van in Nederland verblijvend of uit te zenden personeel.
Bureau van de NEFIS-officier (1947): Inlichtingenwerkzaamheden.
Afdeling Repatriëringsdienst (1946): De voorbereiding en uitvoer van de repatriëring vanuit Nederlands-Indië.
Inventaris van het archief van het Commissariaat voor Indische Zaken, (1880) 1927-1949 (1950). Nationaal Archief/Centrale Archiefselectiedienst (Den Haag 2007).
Graaff, B.G.J. de, 'Kalm temidden van woedende golven': het Ministerie van Koloniën en zijn taakomgeving 1912-1940 (Den Haag 1997).
Otten, F.J.M., Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag 2004).
Omvang: 446 pagina’s. De inventaris bevat een historische en archivistische inleiding (blz. 7-20).
Indices op toegang
De inventaris bevat een specificatie van de verbalen van de afdelingen van het Commissariaat voor Indische Zaken, met verwijzing naar inventarisnummer. De eigentijdse toegangen zijn zeer onvolledig en daardoor nauwelijks bruikbaar. Van de stukken die deel uitmaken van de bewaarde chronologische afdelingsverbalen zijn lijsten vervaardigd, welke als toegang dienen op deze verbaalseries.
Omvang
193,6 meter; 2964 inventarisnummers
Archiefordening
Chronologisch
Numeriek
Thematisch
Toelichting
Toelichting ordening: na bewerking is het archief primair geordend naar de afdelingen van het CIZ. Twee categorieën stukken zijn niet naar afdeling ingedeeld, nl. de agenda’s van ingekomen en uitgaande brieven met de daarop vervaardigde eigentijdse toegangen, evenals het geheim archief. Per afdeling zijn de stukken verdeeld in een chronologisch verbaal en een naar onderwerp of zaak geordende dossierserie. In de verbaalseries liggen de stukken geordend op datum en nummer. De dossiers zijn zoveel mogelijk geordend naar de handelingen en het takenpakket van het CIZ.
Informatiedrager
foto
papier
Openbaarheid
beperkte openbaarheid
Toelichting
Ten aanzien van het raadplegen van archiefbescheiden, die tussen 75 en 50 jaar oud zijn, dient de onderzoek(st)er een verklaring te ondertekenen waarbij hij/zij belooft zorgvuldig om te gaan met gegevens waarvan de openbaarmaking een aantasting is van het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Alvorens tot openbaarmaking van het resultaat van het onderzoek kan worden overgegaan, is hiertoe de toestemming vereist van de directeur van het Nationaal Archief.
Verloren geraakt
Het oorspronkelijke archief is niet meer compleet. Een deel is voor overbrenging naar het Algemeen Rijksarchief (het huidige Nationaal Archief) door de toenmalige archiefbeheerder vernietigd. Van de archieven van de ondersteunende bureaus en diensten is als gevolg van brand vrijwel niets bewaard gebleven. Een aantal fragmenten uit het archief van het Technisch Bureau is beschreven in de inventaris.
Tijdens de bewerking in 2002 is het archief eerst gesplitst in afdelingsarchieven. Na bewerking zijn de beschrijvingen in één inventaris samengevoegd.
Selectie en vernietiging
Het oorspronkelijke CIZ-archief bestond uit een aantal bestanddelen met een totale omvang van circa 285 meter:
het openbaar archief, 1927-1949.
het geheime archief, 1928-1949.
agenda's op ingekomen stukken, 1927-1949.
het fragmentarchief van het Commissariaat voor Surinaamse Zaken, 1949.
het fragmentarchief van het Technisch Bureau, 1945-1949.
Het archief van het CIZ is onvolledig. De jaargangen 1927-1930 zijn bij het ministerie geschoond. De verbalenseries uit de periode juni 1945- december 1949 zijn eveneens incompleet (afdeling H ontbreekt). Voor de overdracht aan het Algemeen Rijksarchief (het huidige Nationaal Archief) zijn veel stukken, evenals alle comptabele registers, door het ministerie integraal vernietigd.
In de jaren 1992 - 1993 heeft de Centrale Archiefselectiedienst het archief geïnventariseerd. Na de selectie zou 260 meter archief voor vernietiging in aanmerking zou komen. Vanwege klachten van onderzoekers over de matige kwaliteit van de selectie zijn de dossiers die in aanmerking kwamen voor vernietiging niet vernietigd. De nieuwe selectie, uitgevoerd in de jaren 2002 - 2005 zijn gebaseerd op lijsten van handelingen uitgevoerd door het Commissariaat voor Indische Zaken. De handelingen zijn als volgt gewaardeerd:
Bewaard is de neerslag, voortgekomen uit de handelingen:
Vaststellen en wijzigen van de organisatie en werkwijze van het Ministerie van Koloniën, het Commissariaat voor Indische Zaken en de daaronder ressorterende diensten.
Vaststellen, wijzigen, interpreteren en intrekken van wetten, algemene maatregelen van bestuur, Indische ordonnanties, uitvoeringsvoorschriften, reglementen.
Toepassen in algemene zin van wetten, algemene maatregelen van bestuur, Indische ordonnanties, uitvoeringsvoorschriften, reglementen.
Vervaardigen van periodieke overzichten, afleggen van verantwoording.
Financiële afwikkeling van fraude, verduistering, diefstal en andere onaanvaardbare gedragingen van ambtenaren.
Handhaving van eigendomsrechten van Nederlands-Indië in Nederland.
Stimuleren van de belangen van Nederlands-Indië in Nederland.
Bevorderen van de economische samenwerking tussen Nederland en Nederlands-Indië en van de handelsbetrekkingen met derde landen.
Hulpverlening aan oorlogsgetroffenen.
Behandeling van klachten.
Verzoeken van verenigingen, bonden en andere instellingen over de rechtspositie van burgerlijke en militaire ambtenaren in algemene zin.
Ter vernietiging is de neerslag verwijderd, voortgekomen uit de handelingen:
Verrichten van betalingen.
Verrichten van boekingen van ontvangsten en uitgaven.
Betaalbaarstellen van bezoldigingen, pensioenen, gagementen.
Invorderen belastingschulden en andere schulden aan den lande.
In ontvangst nemen, keuren, opslaan en verschepen van goederen naar de koloniën.
Administratieve handelingen.
Van enkele handelingen is de neerslag voor een deel bewaard gebleven, en voor een ander - aanzienlijk groter - deel ter vernietiging verwijderd:
Sluiten van contracten wegens aankoop van goederen, benodigd voor de overheidsdienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
Stukken betreffende de aanschaffing van grondstoffen, onderdelen, gebruiks- en verbruiksgoederen.
Verrichten van administratieve handelingen op verzoek van de Indische regering.
Werven, opleiden, uitzenden van, toekennen van verlof, toelagen, vergoedingen,pensioen, wachtgelden aan en verstrekken van inlichtingen over individuele militairen en burgerlijke ambtenaren.
Vernietigd zijn stukken betreffende:
aanvragen en verzenden van consenten voor de uitvoer uit Nederland en de invoer in Indië van vuurwapens, munitie en ontplofbare stoffen;
indienen van verzoeken om rechtshulp uit Nederlands-Indië bij Nederlandse rechterlijke organen (verhoren van in Nederland verblijvende personen);
aankondigen van boekenonderzoek door accountants bij bedrijven in Nederland en Europa op verzoek van de Indische Belastingdienst;
afgifte van radiovergunningen voor Nederlandse schepen buiten Indië gebouwd of aangekocht, welke in Nederlands-Indië thuishoren;
verstrekken van adressen van bedrijven in Nederland en de koloniën, welke handelspartner zouden kunnen worden van verzoeker (handelsvoorlichting);
onderhoud, verzekering en schoonhouden van gebouwen in Nederland, welke aan Nederlands-Indië toebehoren;
verdeling in Nederland van Indische overheidspublicaties;
plaatsen van advertenties in de Staatscourant;
aanwijzen van deelnemers aan congressen en conferenties, welke als vertegenwoordigers van Nederlands-Indië optraden;
verstrekking van reis- en studieopdrachten aan ambtenaren en militairen, welke tijdelijk in Nederland verbleven (behoudens aan ambtenaren van Indonesische landsaard);
verstrekken van introducties aan ambtenaren en militairen voor bezoeken aan bedrijven en instellingen in Nederland en Europa;
afwijzen van open sollicitaties naar een functie bij de Indische overheid;
verrichten van de noodzakelijke formaliteiten (permits, visa, deviezenvergunningen) voor de uitzending van ambtenaren en deskundigen naar Engeland, de Verenigde Staten en Nederlands-Indië (alleen 1945 - 1946);
het merendeel der stukken betrekking hebbend op een of meer individuele personen zal - op een nog nader te bepalen tijdstip - voor vernietiging in aanmerking komen.
Analytische beschrijving van het archief
Met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog en de nasleep hiervan bevat het archief bescheiden betreffende de zorg voor oorlogsslachtoffers en repatrianten. Er zijn stukken terug te vinden betreffende de voorbereiding van de organisatie van de repatriëring en de uitvoering hiervan, zoals de bemoeienis met het regelen van vervoer en kleding. Verder werden lijsten met namen van ex-geïnterneerden doorgezonden naar andere landen en het Informatiebureau van het Nederlandse Rode Kruis. Deze lijsten zijn voor een groot deel ook nog aanwezig in het archief.
Tevens zijn er verschillende dossier over de evacuatie vanaf verschillende Indische eilanden en de repatriëring van koopvaardijpersoneel.
Lijsten van Nederlandse burgergeïnterneerden en krijgsgevangenen op Sumatra, Java, Siam, Japan, Formosa, Hong Kong, Filippijnen, Borneo en Malakka.
Lijst met Nederlanders welke zich op 10 april 1945 in het door Japan bezette gebied van China bevonden: namen, familierelatie, geslacht en leeftijd. Sjanghai regio. Personen zijn geordend op opvangcentrum.
Lijsten met namen van de opvarenden en overledenen van de ramp van het ms Poulau Bras van de Stoomvaartmaatschappij Nederland op 7 maart 1942. Lijsten van meerdere scheepsrampen.
Stukken betreffende de repatriëring van Nederlanders uit de omliggende landen van Nederlands-Indië.
Lijst van overleden ambtenaren bij het Binnenlands Bestuur.
Lijst met in Suriname geïnterneerden Nederlanders (NSB'ers).
Lijsten van de Java geïnterneerden buitenlanders.
Lijst betreffende in het Verre Oosten gedurende de oorlog omgekomen Nederlandse geïnterneerden.
Lijst van overleden krijgsgevangenen in Japanse kampen. Bemoeienis met overbrenging van as naar nabestaanden.
Lijsten van het Centraal Bureau van het Nederlandse Rode Kruis, afdeling Indonesië.
De meeste stukken die de repatriëring en opsporing betreffen zitten in het verbaalarchief. Door middel van de toegang op het verbaalarchief zijn deze stukken vrij eenvoudig te vinden.
Deelarchieven/ gedeponeerde archieven
Het archief van het CIZ bevat het gedeponeerd (fragment-)archief van het Technisch Bureau te 's-Gravenhage.
Het Technisch Bureau verrichtte voor het CIZ ondersteunende werkzaamheden. Het archief van dit bureau is bij een brand in 1945 vrijwel geheel verloren gegaan. De resterende fragmenten zijn beschreven in de inventaris.
Archiefstukken van organisatie/persoon in andere archieven
Een gedeelte van het archief van het CIZ bevindt zich in andere archieven. De stamboeken en de pensioenregisters van burgerlijk en militair personeel zijn in afzonderlijke bestanden ondergebracht (toegangen 2.10.09, 2.10.36.21, 2.10.50.01, 2.10.50.02, 2.10.50.03 en 2.10.56). Een hoeveelheid archiefmateriaal bevindt zich in de archieven van de opvolgers van het CIZ, namelijk in:
Het dossierarchief van het Ministerie van Koloniën en opvolgers (toegang 2.10.54).
Het archief van de Afdeling Militaire Personeelszaken van het Ministerie van Uniezaken en Overzeese Rijksdelen (toegang 2.10.35.06).
Het archief van de Directie Indonesië in Overgangstijd van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, later Afdeling Overzeese Pensioenen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (thans - 2007 - nog niet overgebracht naar het Nationaal Archief).
Opmerkingen
Aangezien de beslissingsbevoegdheid lag bij het ministerie van Koloniën en opvolgers of bij de Nederlands-Indische overheid, wordt het archief ook wel aangeduid als een 'overwegend routinematig uitvoeringsarchief'. Een andere benaming voor het CIZ-archief is het 'blauwe' archief. Het CIZ gebruikte lichtblauw gekleurd minuut-papier, ter onderscheid van het witte minuut-papier van het ministerie van Koloniën en opvolgers.